Perbedaan Lemari Arsip dan Basis Data Dalam Berbagai Aspek
1. Perbedaan Lemari Arsip dan Basis Data 1. 1. Aspek Definisi 2. 2. Aspek Bentuk Data yang Disimpan3. 3. Resiko Penyimpanan dari Metode Penyimpanan4. 4. Kemudahan Dalam Akses 5. 5. Aspek Ruang Untuk Penyimpanan 6. 6. Aspek Metode Penyimpanan Data 2. Tips Memilih Penyimpanan yang Tepat Untuk Data 1. 1. Sesuaikan Dengan Bentuk Data2. 2. Pertimbangkan Jumlah Data yang Disimpan
Perbedaan lemari arsip dan basis data sangatlah banyak jika ditinjau dari berbagai aspek yang berbeda. Namun, walaupun begitu keduanya sama-sama merupakan metode untuk mengatur data atau arsip yang disimpan.
Bahkan, tujuan dari kedua metode ini sangatlah sama yaitu untuk memberikan kemudahan bagi para penggunanya. Agar bisa mendapatkan data yang dibutuhkan dengan cepat dan lebih mudah.
Jika saja arsip atau data yang disimpan dibutuhkan lagi kemudian hari. Kedua metode ini masih digunakan hingga hari ini, walaupun lemari arsip dianggap merupakan metode yang lebih kuno. Namun, basis data pun masih memiliki beberapa kelemahan. Karena itu, perbedaan keduanya akan dibahas berikut ini.
Perbedaan Lemari Arsip dan Basis Data
Seperti yang disebutkan sebelumnya, lemari arsip dan basis data adalah metode penyimpanan data yang benar-benar berbeda. Lemari loker besi seringkali disebut sebagai metode yang ketinggalan zaman. Sedangkan, basis data dianggap sebagai cara yang lebih mutakhir.
Namun, walaupun begitu metode lemari arsip masih digunakan berbarengan dengan metode basis data. Karena kedua metode ini memang sangat berbeda, dan ada beberapa aspeknya yang saling melengkapi fungsinya. Berikut akan dibahas berbagai perbedaan lemari arsip dan basis data.
Jika dilihat dari berbagai aspek metode penyimpanan ini.
1. Aspek Definisi
Lemari arsip adalah jenis furniture yang desainnya dikhususkan dalam penyimpanan arsip, data, dan dokumen. Bentuknya dari luar mungkin menyerupai dengan lemari atau kabinet pada umumnya.
Namun, bagian dalamnya agak berbeda. Lemari arsip memiliki celah-celah dan penyimpanan yang dikhususkan untuk penyimpanan kertas. Lemari ini juga dibuat dari berbagai bahan mulai dari lemari arsip besi, kayu, plastik, dan berbagai bahan lain yang dapat menyesuaikan kebutuhan.
Sedangkan, Basis data adalah suatu kumpulan data pada suatu media penyimpanan elektronik. Basis data dikelola oleh sistem tertentu dan bisa diakses dengan perangkat elektronik, biasanya adalah komputer maupun smartphone sesuai akses yang diberikan.
2. Aspek Bentuk Data yang Disimpan
Perbedaan lemari arsip dan basis data selanjutnya bisa dilihat dari aspek bentuk data yang disimpan. Sebagai penyimpanan manual, bentuk data yang disimpan oleh lemari arsip adalah bentuk data fisik atau mungkin dokumen yang sudah dicetak. Tidak hanya dokumen atau data yang dicetak dalam bentuk lembaran kertas.
Ada pula lemari arsip yang dikhususkan untuk menyimpan tape rekaman, kaset video, dan berbagai bentuk dokumen fisik lainnya. Sedangkan, bentuk data yang disimpan oleh basis data adalah bentuk file digital.
Bisa dalam bentuk dokumen teks, foto, maupun video. Jika ada dokumen yang berbentuk fisik yang ingin disimpan sebagai basis data. Maka, harus dilakukan proses digitalisasi terlebih dahulu.
3. Resiko Penyimpanan dari Metode Penyimpanan
Resiko penyimpanan dengan lemari arsip dan basis data sebenarnya sama besarnya. Karena lemari arsip dikelola dan ditangani langsung oleh manusia. Maka, ada resiko human error dalam pengolahan. Mulai dari salah meletakkan file secara kategori, file atau dokumen tertentu yang hilang.
Selain itu, dokumen fisik juga bisa dengan mudah dicuri bentuk fisiknya. Karena bentuk file yang disimpan dalam bentuk fisik. Maka, akan sangat sulit bagi para pengolah data untuk membuat copy dari data tersebut. Jika ada kehilangan data, kemungkinan besar data tidak bisa kembali dan dinyatakan hilang.
Resiko penyimpanan basis data sendiri ada pada sistemnya. Bisa saja sistem error dan menjadi sulit diakses. Ada pula resiko sistem dibobol oleh hacker atau oknum yang tidak bertanggung jawab.
Namun perbedaan lemari arsip dan basis data, setidaknya dalam penyimpanan basis data ada opsi untuk memulihkan data jika ada kehilangan. Karena dokumen dalam bentuk digital, bisa dengan mudah dibuat backupnya untuk opsi pemulihan.
4. Kemudahan Dalam Akses
Jika berbicara mengenai kemudahan akses dari kedua metode ini, hal ini sangat tergantung dengan orang yang menangani pengolahan data. Jika ditinjau dari segi kecepatan, bisa dibilang basis data aksesnya jauh lebih cepat daripada lemari arsip.
Karena biasanya, basis data memiliki sistem pencarian otomatis dan filtrasi file yang sangat mudah. Jadi, para penggunanya bisa mendapatkan file yang diinginkan dalam satu klik dan filtrasi file yang diinginkan.
Lemari Arsip mungkin tidak bisa memberikan data dan file yang diinginkan secepat basis data. Namun, lemari arsip juga memiliki pengaturan pengolahan datanya sendiri.
Jika seorang tenaga ahli menanganinya, maka file bisa didapatkan dengan cepat.
5. Aspek Ruang Untuk Penyimpanan
Perbedaan lemari arsip dan basis data selanjutnya bisa dilihat dari ruang yang digunakan untuk menyimpan. Karena penyimpanannya dilakukan untuk penyimpanan fisik, maka bisa dikatakan lemari arsip membutuhkan ruang yang lebih banyak. Ruang yang dimaksud adalah ruang fisik yang luas.
Ukuran lemari arsip pun biasanya cukup besar untuk mengakomodasi penyimpanan data. Sedangkan, penyimpanan dengan basis data biasanya tidak membutuhkan ruang fisik yang luas.
Karena penyimpanan dilakukan dalam ruang digital dan penyimpanan elektronik. Semuanya tersimpan dalam perangkat komputer atau perangkat digital lainnya yang compact dan tidak memakan banyak ruang fisik.
6. Aspek Metode Penyimpanan Data
Perbedaan selanjutnya ada pada aspek metode penyimpanan data. Lemari arsip biasanya mengandalkan metode penyimpanan katalog untuk pengolahan datanya.
Dengan adanya katalog maka para pengelolah bisa menemukan data yang diinginkan dengan cepat. Sedangkan, pada penggunaan basis data digunakan sistem elektronik di dalamnya.
Biasanya berupa aplikasi atau sistem tertentu. Sesuai dengan kebutuhan data yang akan disimpan.
Tips Memilih Penyimpanan yang Tepat Untuk Data
Setelah membahas perbedaan lemari arsip dan basis data, bisa diketahui bahwa kedua metode ini sangatlah berbeda. Dengan memiliki kelebihan dan kelemahannya masing-masing. Lemari arsip adalah metode pengolahan data yang lebih lawas dibandingkan basis data.
Namun, metode penyimpanan ini masih menjadi pilihan. Karena ada beberapa kriteria yang bisa dipenuhi oleh metode ini. Berikut akan dibahas tips untuk memilih media penyimpanan yang tepat untuk data.
1. Sesuaikan Dengan Bentuk Data
Tips pertama yang untuk memilih metode penyimpanan data yang tepat adalah menyesuaikannya dengan bentuk data. Jika bentuk data yang ingin disimpan adalah file fisik yang mungkin tidak bisa dialihkan dalam bentuk digital. Misalnya saja, arsip penting atau dokumen berharga.
Maka lebih baik untuk menggunakan metode penyimpanan lemari arsip. Jika, bentuk data yang disimpan digital, maka basis data adalah metode yang tepat.
2. Pertimbangkan Jumlah Data yang Disimpan
Tips kedua untuk memilih metode yang tepat untuk menyimpan data adalah jumlah data yang disimpan. Jika jumlah data yang perlu disimpan sangatlah banyak, maka penyimpanan basis data bisa menjadi pilihan yang tepat. Karena tidak memakan terlalu banyak ruang.
Jika filenya sedikit namun sangat berharga, lebih baik disimpan dalam lemari arsip saja. Tidak perlu melakukan digitalisasi yang bisa merusak data.
Itulah informasi mengenai perbedaan lemari arsip dan basis data. Untuk pilihan lemari arsip yang sesuai kebutuhan. Gunakan lemari arsip dari Kozure yang bisa didapatkan di tokojadi.net. Dapatkan lemari arsip yang aman dan sesuai kebutuhan.
